E-Mail en el trabajo

INTRODUCCIÓN
El uso del correo electrónico está tan extendido en nuestra sociedad que ha cambiado con su incorporación los modos de comunicación.
Del mismo modo, se está generalizando en todas las empresas el uso del e-mail como principal herramienta para este fin, tanto a nivel interno como externo, sobrepasando así el modo de uso tradicional.
El debate jurídico nace de la confrontación entre el poder de dirección empresarial, que permite al empresario la adopción de medidas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.-

EL USO DEL E-MAIL EN LA EMPRESA
Una de las cuestiones candentes que ha de plantearse una empresa es si debe o no permitir que sus empleados utilicen el e-mail en la empresa.-
La respuesta depende de varios factores:

El numero de empleados de la compañía
El acceso a internet
La cultura de la empresa

Cuando los empleados abusan del envio de mails, es posible que lo hagan en forma “inocente” pero debe tenerse en cuenta que estas acciones provocan:

Invertir tiempo en escribirlos
Invertir tiempo en leerlos
Afectar el tiempo de producción efectiva

Es muy importante para una empresa contar con políticas de seguridad y directrices claras en cuanto al uso y abuso de esta herramienta, es indispensable dejar en claro los siguientes asuntos:

Los riesgos y beneficios que el e-mail aporta a la empresa
Los aspectos legales relativos al e-mail
La seguridad y confidencialidad
El grado de comunicación con el exterior
Las posibles consecuencias de ignorar estas directrices

POLITICAS SOBRE EL USO DEL E-MAIL
Establecer una política sobre el uso del correo electrónico, permite proporcionar a los empleados un marco de actuación y tener respuestas para cuestiones que generalmente son desconocidas por ellos o que no se puede esperar que sean previstas-
Estos lineamientos evitan confusiones y protege a la empresa del mal uso, mal intencionado o no que pueda hacerse del mismo.-
Una buena política debe ser clara, practica, flexible, actualizable fácilmente, breve, debe buscar cooperación sin ser dictatorial.-
La tendencia general es la de encargar esta tarea a los departamentos de tecnología de la empresa, lo que deriva en confecciones técnicas, con términos de difícil comprensión para públicos no entendidos.-

CONCLUSIONES
En primer lugar, debemos distinguir entre correo habilitado por el propio empresario, y aquel de uso particular del empleado, contratado por él al margen de su relación laboral.

El correo habilitado por el empresario con un destino estrictamente profesional, y por tanto, consistente en un elemento más de trabajo, propiedad de la empresa, no puede ser utilizado con fines particulares.

El correo electrónico particular del trabajador, está claro que cualquier intromisión supondría una vulneración de derechos fundamentales, pero si que puede el empresario prohibir o restringir su utilización en horas de trabajo, incumplimiento que estaría tipificado dentro de las faltas laborales con la graduación que se estimase oportuna.

En segundo lugar, como bien sabemos, la sociedad siempre va por delante del derecho y en este tema existe una laguna legal respecto a los límites de utilización por los trabajadores del correo electrónico proporcionado por las empresas, dentro del horario de trabajo.

Para cubrir esta laguna legal sería aconsejable:

a) establecer entre el empresario y los trabajadores acuerdos relativos al uso del correo electrónico.
b) dar a los trabajadores una información clara sobre el uso correcto del uso del correo electrónico y sobre el sistema y características de su eventual control por parte del empresario.
c) regularlo en los Convenios Colectivos
d) incorporación en las cláusulas de los contratos de las obligaciones y posibles responsabilidades, así como directrices a seguir por los empleados, siempre y cuando sean consensuadas con los representantes de los trabajadores.